基本資料
辦公室電話：2617
傳真：02-26209746
辦公室：E788
行政人員
職稱：書記
業務內容：
一、 公文收發
1. OA (雙月收文，並處理無”特別分工”之業務)：無特別分工之業務如:會議通知回覆、系主任GOOGLE日曆登錄
2. OD(所職掌之OD處理)
二、 校務相關業務
1. 依OA來文辦理
2. 資訊化、國際化資料彙整與呈報、校刊所需資料彙整與呈報
3. 校務發展計畫、院主管會議指示事項、教學卓越計畫、各項認證資料提供、智慧財產權(每學期回報)、關鍵指標填報(每季一次)、各項工作計畫填報、各項績效評估達成率填報、校務發展計畫研究主軸追蹤管考(每年2次)、校務資料庫等。
4. 個資盤點及流程圖相關作業個資保護代表人，每2年輪1次
5.校友服務處之畢業生調查業務
三、 教師：
1. 教師升等
2. 教師研究(案)
3. 協助各教師有關研發處計畫案流程、外匯請購案免稅令申請，及核銷事宜
4. 出國請假簽呈與相關事務
5. 教師專業成長社群
四、 經費
1. 校內:
(1) 編列本系年度經費預算和經費控管
(2) 校內預算請購(修繕)及核銷(除「辦公費」和「系所獎勵15萬」)
(3) 招生文宣品或系紀念品製作及經費核銷。
(4) 校務發展計畫
(5) 工讀助學金
(6) 口試費相關作業(含航太系郵局存簿管理1本)
(7) 影印費(影印機)管理
2. 校外:
申請、預借、請購(修繕) 、驗收、核銷、結案作業：
(1) 重點經費
(2) 教育部獎補助款經費
(3) 科技部與產學等計畫案
(4) 計劃案回饋金核銷
(5) 研發處計畫案
(6) 教育部補助款
3. 其他不特定經費：
(1) 教師出國參加會議申請及經費核銷事宜
(2) 辦理國內或國際學術研討會經費申請及核銷
(3) 教師與學生差旅經費核銷
(4) 協助課業輔導、多元證照獎勵(如PTC/Creo、飛丙)、校外競賽之相關經費的申請與核銷
(5) 教師專業成長社群
五、 財產
1. 本系單位財產保管人：財產管理、新購、盤點、維修申請(修繕申請)、移轉、報廢等
2. 本系所屬空間之管理相關作業
六、 募款
1. 系募款委員會
2. 募款經費之請款、核銷
3. 校內外捐款相關手續之處理
4. 捐款：每學期教師捐款和系友募款作業
七、 獎學金
1. 校內外獎學金之公告、申請、聯繫、頒發之相關作業。
八、 助學金（學期初加保，每月請款）
1. 相關資料造冊及勞、健保(含勞退)加保事宜
2. 助學金核銷事宜
3. 工讀生管理 (系辦工讀生管理與指導)
九、 碩士班：
1. 招生：
研究所甄試、考試等相關業務，碩士班(含預研生)與碩專班之面試、考試、與招生說明會等相關業務
2. 新生入學、抵免:
研究所新生座談會(學分抵免等)、 指導教授及論文申請作業
3. 資格考：碩士生申請資格考查核事宜
4. 口試： 碩士論文口試業務、 學位考試審查費核銷事宜
5. 書報討論課程及本系各項專題演講之聯絡與公告(海報製作)以及經費核銷
6. 監試人員推薦相關作業
十、 研究生擔任教學助理之各項工作:
1. 各課程帶課助教調查與協調(點數,金額分配)
2. 協助提報優良助教、教學助理意見調查…等教學助理相關事宜
十一、 系務：
1. 辦理國內或國際學術研討會相關事宜
2. 全品管(TQM)會議紀錄(每月)，系品質屋增修
3. 防疫會議紀錄(covid19)呈報
4. 印製感謝獎狀、證書、公佈欄獲獎海報、名片印製
5. 協助本系校內外活動申請、照相工作以及經費核銷等相關業務，包括專題演講、書報討論、教師成長社群、預研生(榮譽學程)說明會、春之饗宴/系友活動、業師請益、實習經驗分享、標竿企業參訪、小畢典….
6. 協助課務事項:包括特殊考試申請(學期初)、臨時課程異動…
十二、 工程認證(IEET)負責：
行政支援與經費資料收集與相關業務撰寫，以及如畢業生成績單分析表、頂石課程、主要科目分數統計圖、畢業問卷統計、期中期末小考掃描、新生修習科目表、畢業生基本資料、自評報告書撰寫、專業課程流程圖等
十三、 其他交辦事項:
未列在表中的新增、或非常態性業務，由系主任與相關職員討論分工方式。
